מתי צריך מנהלת משאבי אנוש: הסימנים שהעסק כבר גדל מעבר למנכ״ל

התשובה הקצרהחברה צריכה מנהלת משאבי אנוש כשהנושאים האנושיים מתחילים לגזול מהמנכ״ל זמן קבוע: חוזים שנכתבים כל פעם מחדש, עובדים שעוזבים בלי שמבינים למה, מנהלים חדשים בלי הכוונה ושאלות של דיני עבודה שנענות לפי תחושה. בשלב הראשון לרוב מספיק ליווי חיצוני קבוע, ותקן פנימי מגיע כשהעבודה ממלאת שבוע שלם.

מתי צריך מנהלת משאבי אנוש: השאלה שהמנכ״ל שואל מאוחר מדי

ברוב החברות הצעירות אין רגע אחד שבו מישהו מחליט שהגיע הזמן לטפל באנשים בצורה מקצועית. העבודה פשוט מצטברת. המייסד כותב חוזה, אחר כך עוד אחד, עונה לשאלה על ימי חופשה, מנהל שיחה לא נעימה עם עובד שמאחר, ומגלה בסוף החודש שחצי מהזמן שלו הלך לנושאים שהוא לא תכנן לטפל בהם.

השאלה מתי צריך מנהלת משאבי אנוש עולה בדרך כלל אחרי אירוע: עובדת מפתח שהודיעה על עזיבה, מכתב מעורך דין של עובד לשעבר או מנהל חדש שאיבד את הצוות שלו. בשלב הזה כבר מתקנים, ולא בונים. המטרה של המאמר הזה היא לזהות את הסימנים לפני האירוע, ולהבין איזו מסגרת מתאימה לחברה בשלב שבו היא נמצאת כיום.

הסימנים שהעסק כבר גדל מעבר למנכ״ל

הסימן הראשון הוא זמן. כשמנכ״ל או סמנכ״ל כספים מקדישים לנושאי עובדים יותר מכמה שעות בשבוע, באופן קבוע, הם עושים עבודה של בעל תפקיד אחר, ולרוב בלי הידע שלו. הסימן השני הוא חוסר אחידות: כל עובד חתם על חוזה מעט שונה, ההבטחות נשמרות בהודעות ולא במסמך, ואף אחד לא בטוח מה הובטח למי.

הסימן השלישי הוא עזיבות שלא מבינים. כשעובדים טובים הולכים וההסבר היחיד הוא “הם קיבלו הצעה טובה יותר”, כנראה שאין מי שבודק מה קורה בצוותים. הסימן הרביעי הוא מנהלים שקודמו מתוך העבודה המקצועית, ועכשיו מנהלים אנשים בלי שמישהו לימד אותם איך. הם מתלבטים איך לתת משוב, דוחים שיחות קשות ומגלגלים כל החלטה רגישה חזרה אל המנכ״ל.

מה קורה בחברה שאין בה HR

בהיעדר משאבי אנוש, ההחלטות האנושיות מתקבלות לפי תחושה ולפי מי שצועק חזק יותר. עובד שביקש העלאה בזמן הנכון מקבל אותה, ועובד שקט באותה רמה נשאר מאחור. עם הזמן נוצרים פערים שקשה להסביר, והם מתגלים בדיוק כשמישהו משווה.

בצד המשפטי החשיפה גדלה בשקט, ולרוב אף אחד לא שם לב אליה עד שמגיעה דרישה ראשונה. חוק הודעה לעובד (תנאי עבודה) מחייב למסור לעובד את תנאי העסקתו בכתב, ושימוע לפני פיטורים צריך להיערך בהליך הוגן ומתועד. חברה שלא מקפידה על אלה מגלה את זה בבית הדין לעבודה. כמובן, במקרה ספציפי כדאי להתייעץ עם עורך דין לדיני עבודה.

השלבים: ממייסד שעושה הכול ועד צוות שצריך מבנה

בשלב הראשון, כשהצוות קטן ומכיר את עצמו, המייסדים יכולים להחזיק את הנושא בעזרת חוזה תקני ותהליך קליטה בסיסי. כבר כאן כדאי שמישהו מקצועי יבנה את התשתית, כדי שלא ייכתבו מסמכים שיצטרכו לתקן אחר כך. חוזה מסודר, טופס הודעה לעובד ותיק עובד מלא חוסכים הרבה כאב ראש כשהחברה מתחילה לגדול.

בשלב השני, כשנוספים מנהלי ביניים והגיוס הופך לשוטף, נדרשים נהלים, הערכת ביצועים פשוטה ומישהו שמלווה את המנהלים החדשים. זה השלב שבו מתאימה מנהלת משאבי אנוש חיצונית, שנותנת ימי עבודה קבועים בחודש בלי לפתוח תקן.

בשלב השלישי, כשהעבודה האנושית ממלאת שבוע שלם, הגיע הזמן לתפקיד פנימי. גם אז ליווי חיצוני יכול להמשיך לצד מי שנכנס לתפקיד, או לעזור להגדיר אותו ולחפוף אותו. כך הידע שנצבר בשנים הראשונות אינו הולך לאיבוד במעבר, והתפקיד החדש מתחיל מתשתית קיימת ולא מדף ריק.

איך בודקים אם מספיק ליווי חיצוני או שצריך תקן פנימי

התחילו ברשימה של כל המשימות האנושיות מהחודשים האחרונים: חוזים, קליטות, שיחות משוב, עזיבות ושאלות של עובדים. סמנו ליד כל משימה כמה זמן היא לקחה ומי טיפל בה. התמונה הזו מראה אם מדובר בכמה ימים בחודש או במשרה מלאה.

אחר כך שאלו מה דחוף ומה שוטף. פרויקט מוגדר, כמו בניית תקנון עבודה או תהליך הערכה, מתאים להתקשרות לפי פרויקט. ליווי שוטף של מנהלים ושל עובדים מתאים לריטיינר של ימים בחודש או לבנק שעות. את ההבדלים בין שלושת המסלולים פירטנו בעמוד מודלי ההתקשרות ומה כל אחד כולל.

לבסוף, בדקו את הזמינות שאתם צריכים. אם רוב הפניות יכולות להיענות בתוך יום עבודה, ליווי חיצוני בהיקף חלקי מכסה את הצורך. אם יש עשרות עובדים שזקוקים למענה רציף לאורך כל השבוע, זה הסימן שהגיע הזמן לחשוב על תקן.

למה תנופה אנושית היא הצעד הראשון הנכון

בתנופה אנושית אנחנו מתחילים בבדיקת HR קצרה בשיחת וידאו: מה קיים, מה חסר ומה דחוף. מתוך הבדיקה מציעים מודל שמתאים לשלב שבו החברה נמצאת, ימים בחודש, בנק שעות או פרויקט, בלי להתחייב לתקן לפני שברור שהוא נחוץ. כשהצרכים משתנים, משנים גם את היקף הליווי, למעלה או למטה, בלי לפתוח הכול מחדש.

הליווי כולל את התשתית, הנהלים, דיני העבודה מצד המעסיק, ליווי המנהלים וגם גיוס עובדים כשהחברה מתרחבת. פרטים נוספים על העבודה השוטפת לצד ההנהלה מחכים בעמוד השירות, ומשם קצרה הדרך לשיחה הראשונה.