קליטת עובדים חדשים: מה קורה מהחתימה ועד סוף החודש הראשון

התשובה הקצרהקליטת עובדים חדשים טובה מתחילה מיד אחרי החתימה: מכינים מראש ציוד, הרשאות ולוח פגישות, ממנים חונך אחד, מגדירים יחד עם העובד מה ייחשב הצלחה בחודש הראשון, וקובעים שיחת ביניים שבה שני הצדדים אומרים בכנות מה עובד ומה לא. לעובד שעובד מרחוק בונים מראש גם את הקשרים שבמשרד נוצרים מעצמם.

הקליטה מתחילה הרבה לפני היום הראשון

עובד חדש מתחיל לגבש דעה על מקום העבודה ברגע שהוא חותם על ההסכם. השבועות שעוברים עד היום הראשון הם שקט שאפשר למלא בתחושה שמחכים לו, או בספק אם בכלל זוכרים שהוא מגיע.

הרבה חברות קטנות מתייחסות לקליטה כאל הבוקר הראשון: מחשב, סיסמה וסיור קצר. אבל מה שקובע אם העובד יישאר הוא בדרך כלל מה שקורה אחר כך, כשההתלהבות של ההתחלה פוגשת את השגרה ואת השאלות שאף אחד לא ענה עליהן.

לכן כדאי לחשוב על הקליטה כתקופה שלמה, מהחתימה ועד סוף החודש הראשון, עם אחראי ברור לכל שלב בה.

בחברה בלי מחלקת משאבי אנוש, האחריות הזו נופלת לרוב על המנכ״ל או על מנהלת המשרד, בין עשרות עניינים אחרים. זו בדיוק הסיבה שהקליטה נשכחת: לא מחוסר רצון, אלא כי אף אחד לא הוגדר כמי שמחזיק אותה מתחילתה ועד סופה.

קליטת עובדים חדשים בלי אלתורים: מה מכינים מראש

תוכנית קליטה טובה נכתבת לפני שהעובד מגיע. היא כוללת את מה שהוא צריך כדי לעבוד מהיום הראשון: ציוד, הרשאות למערכות, תיבת דואר ומקום בלוחות הזמנים של האנשים שהוא אמור לפגוש.

כדאי לשלוח לו מכתב קצר לפני ההתחלה: מי יקבל אותו, איך ייראה השבוע הראשון ומה כדאי להביא. גם את ההודעה על תנאי העבודה שהחוק מחייב למסור לעובד כדאי להכין מראש, כדי שלא תידחה לסוף החודש.

נוהל קליטת עובדים כתוב הופך את כל זה מזיכרון של מישהו לרשימה שעוברים עליה בכל פעם מחדש, ומשפרים אחרי כל עובד שנקלט.

הנוהל לא חייב להיות ארוך. מספיק מסמך אחד שמפרט מה קורה לפני ההגעה, ביום הראשון, בשבוע הראשון ועד סוף החודש, ומי אחראי על כל משימה. מנהל שמקבל עובד חדש פותח אותו ויודע מה מצופה ממנו, גם אם לא קלט עובד מעולם.

חונך אחד שזמין לשאלות הקטנות

לעובד חדש יש עשרות שאלות קטנות: איפה נמצא מסמך מסוים, למי פונים בנושא מסוים, איך כותבים לצוות אחר. רובן לא מגיעות למנהל, כי העובד לא רוצה להיראות כמי שלא מסתדר.

כאן נכנס החונך. זה עמית מהצוות, לא המנהל הישיר, שהתפקיד שלו הוא להיות הכתובת הראשונה לשאלות האלה. כדאי לבחור מי שיש לו סבלנות ורצון, להגדיר מראש כמה זמן הוא מקדיש לכך, ולהכיר בזה כחלק מהעבודה שלו ולא כטובה אישית.

כדאי גם לקבוע מראש מפגש קבוע וקצר בין החונך לעובד החדש בשבועות הראשונים, ולא להסתפק ב“תפנה אליי כשצריך”. עובד חדש לא תמיד יודע מה הוא לא יודע, והשיחה הקבועה היא המקום שבו השאלות האלה עולות.

החונך גם מספר למנהל מה הוא רואה: איפה העובד מתקדם מהר, ואיפה הוא נתקע. כך המנהל שומע על קושי מוקדם, עוד לפני שהוא הופך לתסכול.

יעדים ושיחת ביניים: לדעת בזמן אם הקליטה מצליחה

עובד חדש צריך לדעת מה ייחשב הצלחה. בשבוע הראשון כדאי לשבת איתו ולהגדיר יחד כמה יעדים ברורים לחודש הראשון: משימה שהוא מוביל בעצמו, תהליך שהוא לומד להפעיל, אנשים שהוא צריך להכיר.

באמצע הדרך מתקיימת שיחת ביניים. המנהל שואל מה ברור ומה עדיין לא, מה הפתיע את העובד ומה חסר לו, ומספר מה הוא עצמו רואה. שיחה כזו חושפת מוקדם פער בציפיות, כשעוד קל לתקן אותו.

בסוף החודש מסכמים בכתב: מה הושג, מה ממשיך ומה היעדים להמשך. הסיכום הזה הוא גם הבסיס לשיחות המשוב הבאות.

איך קולטים עובד שעובד מרחוק או במודל היברידי

עובד שמתחיל מהבית לא פוגש אנשים במטבח ולא שומע שיחות שמלמדות אותו איך החברה פועלת. את כל זה צריך לבנות בכוונה, ולא לחכות שיקרה.

שולחים את הציוד מבעוד מועד ובודקים שהכול עובד לפני היום הראשון. קובעים לו שיחות היכרות קצרות בווידאו עם אנשי המפתח שהוא יעבוד איתם, ומצמידים חונך שזמין בצ׳אט במהלך היום, לא רק בפגישה הקבועה.

במודל היברידי כדאי לתאם את ימי המשרד הראשונים כך שיפגוש בהם את הצוות שלו בפועל. ובכל מקרה, שיחה קבועה וקצרה עם המנהל בשבועות הראשונים חשובה עוד יותר כשאין מסדרון משותף.

כדאי גם לכתוב בשבילו את מה שבמשרד עובר מפה לאוזן: באיזה ערוץ שואלים שאלה דחופה, מתי נהוג להיות זמין, ואיך מודיעים על היעדרות. כללים כאלה נראים מובנים מאליהם למי שכבר בפנים, ומבלבלים מאוד את מי שרק הגיע.

תנופה אנושית בונה איתכם תהליך קליטה שעובד

תנופה אנושית מלווה חברות שאין להן מחלקת משאבי אנוש: מנהלת HR חיצונית בריטיינר, שמכירה את הצוות ואת המנהלים. בתחום הקליטה היא כותבת איתכם את הנוהל, מכינה את המנהלים לשיחות החודש הראשון ומלווה את הקליטה של כל עובד חדש בפועל. מה עוד כלול בליווי הזה אפשר לקרוא בעמוד הקליטה, המשוב והשימור.

הקליטה מצליחה כשהמנהל הישיר יודע מה תפקידו בה, ולכן חלק מהעבודה הוא ליווי של המנהלים עצמם, שמתואר בעמוד המנהלים והתרבות הארגונית. וכשגם הגיוס נעשה דרכנו, אותה מעטפת מלווה את העובד מהראיון הראשון ועד סוף החודש הראשון.

התמחור מותאם לצרכי הלקוח והצעת מחיר ניתנת לאחר פגישת היכרות.